Тайм-менеджмент и управление вниманием: несколько эффективных техник, которые подойдут даже отчаянным прокрастинаторам

Что только не называют прокрастинацией: лень, усталость, перегруз информацией и даже простое нежелание делать какую-то задачу. Рассказываем, как появляется прокрастинация и что можно сделать, чтобы ее преодолеть.

Что происходит

Для начала стоит разобраться с причинами прокрастинации. Задайте себе вопрос: «Почему вместо того, чтобы выполнять задачу, я читаю Facebook / смотрю видео с котиками / сортирую задачи в таск-трекере?».

Возможные варианты ответа:

  1. Мне не ясна задача. Если ее поставил кто-то другой, то обратитесь к нему за уточнениями. Если задача ваша, сделайте шаг назад, посмотрите на нее как на часть целого, постарайтесь понять, чего вам не хватает, чтобы ее решить.
  2. Это усталость. Иногда прокрастинация — это защитная реакция нашего мозга, который попросту перегрелся и больше не может продуктивно работать. Единственное решение — переключиться на другой тип деятельности: почитать книгу, погулять, сделать уборку.
  3. Я сомневаюсь в себе. Еще один источник прокрастинации — фрустрация, вызванная неуверенностью в своих решениях и поступках. Чтобы справиться с этим чувством, полезно задавать себе вопрос «И что?». Например, вы совершите ошибку, делая эту задачу, — и что? В итоге вы найдете настоящий источник фрустрации и сможете с ним поработать.
  4. Я боюсь неизвестности. Страх неопределенности может парализовать и мешать сосредоточиться. Если его источник — в работе, постарайтесь прояснить неизвестность. Например, составить подробный план проекта или описать свои рабочие цели на полгода.

 

Как управлять своим вниманием

Все в мире конкурирует за наше внимание: люди, мессенджеры, медиа. То, как мы им распорядимся, в конечном счете будет определять степень нашей удовлетворенности жизнью, работой и собой. Например, может казаться, что мы постоянно заняты, но важные для нас проекты никуда не движутся. Или нам постоянно не хватает времени на важные вещи, все уходит только на текучку. На самом деле это — результат неправильного распределения внимания.

Отключите все уведомления

Самый базовый совет, но он же и самый гарантированно эффективный. Реакция на уведомления — это быстрый дофамин. Но если вы постоянно отвлекаетесь на мигающее окошко Telegram или почтовые уведомления, вы теряете концентрацию, которая нужна, чтобы решать более сложные задачи.

Планируйте

Определите свои приоритеты на день и следуйте им. Говорить «нет» тому, что им не соответствует, нормально (и правильно). Старайтесь не отвлекаться на задачи, которые кажутся вам проще и быстрее: они помешают вам сделать более масштабные дела.

Внимание — это деньги

Распределяйте свое внимание так же, как распределяете деньги. Ресурс внимания (как и денег) конечен — тратьте его только на те вещи, которые действительно принесут вам удовлетворение. Чтобы понять, на что вы тратите время и внимание, проанализируйте несколько своих рабочих дней и посмотрите, на что вы потратили больше всего внимания. Отметьте те дела, которые помогли вам решить намеченное на день или отдохнуть. Все остальное — это раздражители и вещи, которые крадут ваше внимание. Постарайтесь от них избавиться.

Откажитесь от многозадачности — это вредно

Иногда работа требует часто переключаться с одного на другое, но в конечном счете это дает ощущение вечной занятости и мешает продуктивности. Режим многозадачности полезен для выполнения простых и рутинных дел, но не подходит для серьезных задач, требующих погружения и сосредоточенности. Не стремитесь к многозадачности — работайте в один момент времени над одним делом.

Упражнения для управления вниманием

Что делать, если нас постоянно разрывает между разными источниками информации и стимулами: почтой, мессенджерами, людьми вокруг, прилетающими задачами, бродящими в голове мыслями? Из-за этого наше внимание истончается и постоянно перескакивает с одного на другое, мешая нам сфокусироваться на чем-то одном. В итоге — ощущение усталости и перегруза, но никакого реального результата. Существует несколько упражнений, которые помогут вовремя поймать это состояние и вернуть внимание туда, где оно должно быть.

Упражнение 1. «Куда я направляю свое внимание прямо сейчас»

Отложите работу на пять минут и задайте себе несколько вопросов для самоконтроля:

  • Что я сейчас делаю?
  • Зачем я это делаю?
  • Туда ли я сейчас вкладываю свои ресурсы?
  • Это точно то, что мне надо делать?
  • На что сейчас уходит мое время?
  • Стоит ли мне продолжать в это вкладываться?

Если у вас нет четких ответов на вопросы «что?» и «зачем?», а на остальные вопросы хочется ответить скорее «нет», чем «да», то это занятие стоит бросить прямо сейчас и, например, обратиться к своему списку дел, выбрать оттуда что-то одно и сделать это. Либо переключиться на что-то, что гарантированно вам нравится, поможет вам отдохнуть или поднимет настроение, — заняться хобби или пойти погулять.

Упражнение 2. «Цвета»

Быстрое упражнение на успокоение ума. Назовите вслух цвета слов, а не те цвета, которые написаны. Это требует довольно сильного напряжения внимания, направленного в одну точку, — то, что нужно в работе.

Упражнение 3. «Линия»

Еще одно короткое упражнение, которое можно легко сделать за утренним кофе. На чистом листе бумаги проведите линию, не отрывая карандаш от бумаги и сосредоточив все свое внимание только на линии. Если вы ловите себя на посторонней мысли, делайте в линии скачок, как на кардиограмме. Цель — не получить ни одного пика за 1–2 минуты рисования линии: это означает хороший уровень концентрации внимания.

Инструменты для тайм-менеджмента

Если вы научитесь управлять вниманием, будет проще использовать разные инструменты для тайм-менеджмента. Универсальных методик нет — пробуйте, экспериментируйте и ищите инструменты, которые подходят именно вам. Вот несколько на выбор.

«Я сделаю эавтра»

Принцип Марка Фостера «Завтра». В нем несколько основных идей:

  1. Нужно занести все непрочитанные письма, открытые задачи, личные дела в один список. Каждый день начинайте с этого списка хвостов: выбирайте оттуда задачу или пачку задач и делайте их. Когда завал закончится, это время можно будет отдать новой полезной привычке или личному проекту.
  2. Задачи, которые падают сегодня, записываются в список дел на завтра. Задача на день — выполнить все задачи в списке. Рекомендуется выполнять однотипные задачи скопом: отвечать на письма или делать презентации лучше подряд, не разбавляя это другими занятиями. Если задачу, прилетевшую сегодня, нельзя отложить, делайте ее, но обязательно вносите в список.
  3. Записывайте каждую задачу, даже небольшую. Мелкие дела, которые кажутся нам недостойными списка задач, на самом деле собираются в кучу и съедают довольно много времени.

Декомпозиция

Еще один полезный инструмент тайм-менеджмента — чек-листы со всеми промежуточными этапами работы над задачей. На самом деле каждая задача состоит из многих промежуточных задач, которые мы редко фиксируем. Например, чтобы написать статью, вам нужно изучить источники информации, составить план, написать черновой вариант, отдать его редактору, внести правки, подобрать картинки и сверстать материал. Мы редко фиксируем эти шаги и испытываем стресс из-за ощущения, что задачи решаются медленно.

Система приоритетов

Какие-то задачи приоритетнее других. Продумайте свою систему приоритезации — в ней может быть три и более ступеней.

Например:

A — самые важные задачи. Если вы не выполните их в срок, это серьезно скажется на вашей работе или жизни. Эти дела должны выполняться в первую очередь, даже если они тяжелые, неприятные и их хочется отложить.

B — важные задачи, но не смертельно. Эти задачи выполняются во вторую очередь. Если вы их не выполните, проект не сорвется, но что-то может не получиться, и вы останетесь недовольны результатом.

C — задачи, которые хорошо было бы сделать, но, если нет, неприятных последствий не будет.

D — задачи, которые можно делегировать.

E — задачи, без которых можно обойтись.

Разные проекты — разные инструменты

Не все задачи можно (и нужно) решать с помощью одинаковых практик. Проекты разные, их роль в вашей жизни тоже. Например, какие-то личные продолжительные проекты важны, но на них вечно не хватает времени. Какие-то, напротив, настолько большие, что грозят подмять под себя всю вашу остальную жизнь. Разделите их на группы и работайте с ними по-разному.

Вот три примера инструментов тайм-менеджмента для разных проектов:

Timeslot. Работайте над проектом в определенные часы, не устанавливая ограничение по времени. До тех пор, пока прет, продолжайте.

Piece by piece. Разделяйте задачи на измеряемые куски (страница текста, десять слайдов, один макет). Делайте в день один такой кусок.

Timer-based. Выделяйте X минут в день на каждый проект. Иногда 15 минут в день достаточно, чтобы проект продвигался.

Управляйте своим вниманием, держите в фокусе масштабные цели и ищите инструменты, которые подходят именно вам. И тогда вы забудете о том, что такое прокрастинация.

 

Новости на SberGraduateНовости на SberGraduate

Понравилась статья?

Отправь ссылку другу

Задать вопрос
Задать вопрос