«Совещание со смыслом»: как получить пользу от любой встречи

Большая часть офисной жизни посвящена встречам трайбов, планированиям спринтов, ежедневным стендапам, демонстрациям и ретроспективам. Чем дальше в карьеру, тем больше времени в календаре начинают занимать разные встречи — и далеко не всегда уровень эффективности встреч растёт пропорционально их количеству.

Но любые совещания можно научиться проводить с пользой. Рассказываем, как сделать так, чтобы встречи увеличивали продуктивность работы, а не создавали впечатление, что они мешают достижению реального результата.

Почему встречи становятся бесполезными?

Колумнист Дэйв Барри написал: «Если нужно одним словом объяснить, почему человечество до сих пор не реализовало и никогда не реализует свой полный потенциал, то это слово — встречи».

Согласно исследованию Fuze, в год бизнес теряет 37 млрд долларов на бесполезные встречи. Руководители считают, что 67% встреч провальны.

Илон Маск назвал рабочие встречи одним из главных врагов продуктивности: «Непомерное количество встреч — тяжелое заболевание, нарушающее работу компаний, и только ухудшающееся со временем. Пожалуйста, избегайте всех крупных встреч, если вы не уверены, что они полезны всем участникам. В таком случае делайте их короткими», написал он в письме сотрудникам. Решение Маск тоже предлагает: «Уходите со встречи или прекращайте рабочий звонок, как только поймете, что они бесполезны. Уйти — не невежливо. Невежливо — заставлять кого-то остаться и тратить своё время».

Конечно, не все встречи плохи по определению. Существует несколько факторов, снижающих продуктивность совещаний — причем вне зависимости от уровня, количества участников или регулярности их проведения.

Мультизадачность. Во время встреч многие проверяют почту или занимаются другими, не связанными с темой обсуждения задачами. Это влияет не только на общую продуктивность встречи, но и на ощущения от неё — когда не все коллеги вовлечены в процесс, может сложиться впечатление, что остальные тоже тратят время зря, и ценность совещания невелика.

Отсутствие структуры и понимания смысла встречи. Если не все участники понимают свою роль и цель своего присутствия на встрече, это влияет на их вовлеченность в процесс. Многих добавляют «на всякий случай», не представляя, пригодится ли их экспертиза в решении проблемы, ради которой собирается встреча. Невключенные сотрудники начинают отвлекаться, и это разрушает продуктивную атмосферу.

Встречи отвлекают от работы. Вне зависимости от уровня в корпоративной иерархии, многие сотрудники занимаются сразу несколькими проектами, которые требуют погружения. Встречи, однако, не связаны с «проектным» календарем — часто бывает, что летучка или статус по одному проекту отвлекает от решения конкретных проблем по другому. Из-за этого время до встречи тоже не получается провести эффективно — кажется, что нет смысла браться за масштабную задачу, если скоро тебя всё равно скоро от неё отвлекут.

Базовые правила

Несколько общих правил могут помочь систематизировать процесс проведения встреч. Можно начать использовать их внутри своей команды, отдела или департамента — а потом, когда они будут отработаны, применять и на более крупных встречах.

«Может ли это быть письмом?» Один из самых важных принципов организации встреч — небольшое упражнение в рефлексии. Прежде чем ставить встречу коллегам в календарь, спросите себя — можно ли решить вопрос письмом? Если да, закрывайте календарь и открывайте почту.

Короткие встречи. Встречи должны длиться 30-60 минут. Чем встреча короче, тем она полезнее — так вы и ваши коллеги сможете потратить больше времени на реализацию того, что вы обсудили. Кроме того, четкий тайминг помогает людям собраться с мыслями и придерживаться заданной темы.

Повестка и отчёт. У каждой встречи должно быть два артефакта. Во-первых, повестка встречи — в ней описывается тема, основные вопросы, которые будут обсуждаться, все участники с их зонами ответственности, и образ результата встречи. Повестку получают все приглашенные — тогда разговор получается более структурированным. Во-вторых, один из участников (организатор или кто-то, кого он назначит) должен вести заметки по ходу встречи: он отмечает основные решения, дедлайны, задачи и ответственных за них. После встречи заметки превращаются в отчёт, который тоже получают все участники встречи — так сохраняются все договоренности и идеи.

Приёмы для продуктивных встреч

Чтобы сделать встречи более эффективными, можно использовать разные техники: какие-то касаются подготовки к совещанию, какие-то — процессу его проведения.

Обращайтесь к конкретным людям. Не ждите, пока кто-то предложит решение или прокомментирует вопрос — адресно подключайте коллег, чьё мнение или участие важно, к разговору. Кроме того, вероятность получить вопрос «случайным образом» будет удерживать участников от соблазна отвлечься.

Предложите всем написать персональные повестки. Если встреча крупная, и в ней заинтересованы многие, попросите основных участников составить свои личные повестки встречи. Так многие проведут «подготовительную работу» заранее и придут на встречу с набором вопросов, идей и решений по своему направлению.

Провоцируйте дискуссии. Групповая динамика часто заставляет отдельных людей переходить в режим «кивка» — они почти машинально соглашаются со всем, что слышат, но выходят со встречи без полного понимания своей задачи или с неразрешенными вопросами. Поэтому выдвигайте встречные точки зрения и подключайте к разговору всех.

Закрывайте ноутбуки и телефоны. На входе можно договориться не отвлекаться на другие дела, если в этом нет срочной необходимости — так обсуждение получится более глубоким и сжатым.

Ориентируйтесь на результат. Все разговоры должны привести к конкретным решениям: дедлайнам, задачам, планам дальнейших действий.

Задавайте открытые вопросы. Ответить «да» или «нет» проще, чем высказать своё мнение, но именно второе — залог того, что время всех участников встречи будет потрачено с максимальной пользой.

Новости на SberGraduateНовости на SberGraduate

Понравилась статья?

Отправь ссылку другу

Задать вопрос
Задать вопрос